KSeF - Krajowy System e-Faktur
Czym jest KSeF Krajowy System e-Faktur? Najłatwiej mówiąc, jest to ogólnopolski system komputerowy, który pozwala udostępniać i generować faktury ustrukturyzowane. Najważniejszym założeniem programu jest skierowanie faktur do jednego, centralnego miejsca, tak aby systemy fakturowania i księgowości zostały połączone. W efekcie można z powodzeniem przesyłać faktury sprzedaży przez jeden program! Nie bez znaczenia jest też to, że KSeF daje możliwość odbierania faktur przez systemy księgowe, które wcześniej już przeszły przez system. Zabezpieczenie dostępu do danych z kolei uzyskujemy za pomocą funkcji zarządzania uprawnieniami. Cenne informacje w tym temacie znajdziemy w portalu Poradnik Przedsiębiorcy.
Obowiązkowy KSeF - od kiedy?
Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, a Ministerstwo Finansów wskazuje, że już niedługo takie rozwiązanie stanie się koniecznością. Co ciekawe, użytkowanie KSeF miało być obowiązkowe od:
- 1 stycznia 2025 - dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowe z VAT (nievatowcy)
- 1 lipca 2024 roku - dla czynnych podatników VAT
W styczniu wskazano jednak, że terminy te zostają przesunięte, a przedsiębiorcy nie muszą obligatoryjnie korzystać z KSeF do końca 2024 roku. Nie zapominajmy o tym, że minister do spraw finansów może określić to, w jakich sytuacjach podatnik nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Podczas wydawania takiego rozporządzenia, brane są pod uwagę różne czynniki. Dotyczą one głównie konieczności zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności, specyfiki niektórych działalności, możliwości techniczno-organizacyjnych odnośnie dokumentowania czynności, czy też konieczności przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatnika.
W jaki sposób działa KSeF?
Jak działa Krajowy System e-Faktur? Warto zauważyć, że program zapewnia wystawienia faktur strukturalnych w formacie XML, za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. Program określa to, czy dokument jest zgodny z wymaganiami oraz nadaje mu unikalną numerację. Następnie wystawca otrzymuje UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Odbiorca z kolei ma dostęp do systemu poprzez podanie istotnych danych o fakturze lub uwierzytelnienie się w KSeF.
Co ciekawe, otrzymywanie faktur za pośrednictwem systemu musi zostać zaakceptowane przez odbiorcę faktury! Jednakże sposób wyrażenia takiej zgody nie został dokładnie wskazany w przepisach, dlatego mamy dużą dowolność w tym temacie. Gdy wystawca nie wyrazi na to zgody, wystawca ma możliwość korzystania z KSeF, ale udostępnianie dokumentacji musi odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej.
Funkcjonalny program do fakturowania
Krajowy System e-Faktur jest bez wątpienia następcą platformy elektronicznego fakturowania. To narzędzie, które pozwala nam wystawiać, przesyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Podobne rozwiązanie wprowadzone zostało przez MF na bazie PEF - to platforma do wystawiania faktur w obrocie z instytucjami budżetowymi. Są to jednak dwa różne narzędzia, działające odmiennie.
Użytkownicy KSeF mogą także przechowywać faktury, oznaczać je numerem identyfikującym i korzystać z weryfikacji zgodności z wzorem faktury. Dodatkowym udogodnieniem jest analiza i kontrola danych z faktury strukturalnej oraz wysyłka komunikatów o wystawieniu, odrzuceniu lub braku możliwości wystawienia takiego dokumentu. Na szczęście obsługa systemu nie jest trudna, dlatego nawet początkujące osoby powinny sobie z tym poradzić. Warto zapoznać się z programem jak najszybciej, zwłaszcza że ma on stać się obowiązkowy dla przedsiębiorców.